自宅で、気が付くと文書が大量に積み上がっていませんか？
整理が追いつかず、必要な文書を探すのに手間取っていることはないでしょうか？
文書が多くなりすぎると、思い切って整理することが解決策になります。
このガイドでは、紙などの文書を効率よく整理して処分する方法とコツをお教えします。
文書を効果的に整理する方法
文書を整理して量を減らすことで、必要な文書をすぐに見つけられるようになります。
整理のプロセスは次の手順で進めます。
まず、すべての文書を一箇所に集め、不要なものと必要なものに分け、必要な文書を整理し、不要な文書を廃棄します。
一度に全てを片付けようとすると、想定以上に時間がかかり、途中で挫折することもあります。
そのため、少しずつ整理を進めることが、効率的な文書整理の秘訣です。
文書を効果的に分類する３つのカテゴリー
最初に、すべての書類を一箇所に集めて、以下の三つのカテゴリーに分類します
- 長期保管が必要な書類
- 一定期間保管が必要な書類
- 一度だけ閲覧した書類
それぞれの詳細を説明していきます。
長期保管が必要な書類
- 契約関連の書類
- 年金に関する書類
- 保険証書（生命保険、医療保険、教育保険等）
- 不動産の登記証明
- 年金手帳
- 各種認定証明書
一定期間保管が必要な書類
- 銀行の通帳
- 支払明細書
- 請求書
- 各種契約書類
- 地域からの通知文
- 教室やセミナーの書類
- 受け取った手紙やはがき
一度だけ閲覧した書類
- 宣伝用のパンフレットやチラシ
- 無料で配布される新聞や雑誌
- オンラインで容易に得られる情報を含む文書
まずは、この3つのカテゴリーで分類していきましょう。
文書整理の効果的な分類と保管方法
下の３つのカテゴリーに分類が完了しましたら、次に行うのは、処分と整理です。
- 長期保管が必要な文書
- 一定期間保管が必要な文書
- 一度だけ閲覧した文書
一度だけ閲覧した文書はまず処分します。
次に、長期保管と一定期間保管が必要な文書をそれぞれ適切なファイルに整理して保管します。
特に一定期間保管が必要な文書は、年に一度の見直しを行い、不要になったものは速やかに廃棄することが望ましいです。
保管に適したファイルの種類
紙などの文書の保管には以下のようなファイルが便利です。
書類を穴を開けずに挟んで保管するタイプで、整理が簡単ですが、ページをパラパラとめくるのには不向きです。
書類に穴を開けて金具で綴じるタイプで、本のようにページをめくることができ、長期保管に適しています。
ただし、書類の追加や整理が少し手間です。
大量の書類を収納でき、高い位置に置いても目次で簡単に識別できますが、大きいため持ち運びには向きません。
軽量で持ち運びが容易で、書類が折れ曲がる心配もなく、少量の文書の保管に理想的です。
ホルダー式やレール式、ブック式など様々なバリエーションがあります。
文書整理のポイント
日常生活で契約書、取扱説明書、料金明細書など様々な文書が溜まっていきます。
これらを放置しておくと、必要な時にすぐに見つけられなくなることがあります。
定期的に文書をチェックし、不要なものはすぐに処分することで、整理された空間を保つことができます。
整理された文書は必要な時に素早くアクセス可能になります。
